Cómo Funcionan los Procesos Comunicativos
La Comunicación a través de la palabra, el movimiento corporal, la escucha y la escritura es lo que realmente nos hace diferentes a los otros seres vivos.
Esa capacidad de dar a entender ideas y conceptos complejos utilizando diferentes herramientas es exclusiva de nosotros los seres humanos.
Para que exista la comunicación, técnicamente hablando se requieren de 3 elementos:
El emisor, el mensaje y el receptor.
Una vez que el emisor transmite su mensaje, el receptor decodifica lo expresado, para después responder con un nuevo mensaje y así de forma circular, completando el proceso comunicativo.
Dentro de este proceso intervienen muchos otros factores adicionales que influyen en el mismo; el estado de ánimo, el volumen de voz, las palabras que se eligen, el rango de ambos interlocutores, la educación, la cultura, el idioma, los intereses personales, el género, y un sinfín de condiciones y situaciones que determinan el nivel de comunicación que se tiene y el resultado satisfactorio o negativo de la misma.
A nivel empresarial, una buena comunicación juega un papel muy importante pues de eso depende que exista una alta eficiencia y productividad.
Puede significar profesionalismo, respeto, eficiencia, buena coordinación, lo que no sucede con una mala comunicación ya que ésta puede provocar malos entendidos, suposiciones, retrasos, y un sinnúmero de conflictos internos.
Comunicación Formal
La comunicación formal, a pesar de que también se practica al interior de la famila, es en la empresa donde se lleva a cabo primordialmente.
En una organización estamos practicándola todo el tiempo, y a veces, una mala práctica de ésta nos genera problemas como faltas de respeto, retrasos, equivocaciones, retrabajos.
Por el contrario, una comunicación eficiente nos acarrea grandes logros, armonía, liberación de tensiones, trabajos oportunos, incremento en ventas, ascensos.
La comunicación formal en la organización debe de considerar las jerarquías y los lineamientos establecidos.
Tiene por objeto controlar la comunicación, motivar a los colaboradores, alentarlos, señalarles las rutas de mejora y crear armonía entre todos los integrantes. Por lo tanto, se convierte en un mecanismo de expresión emocional, de motivar e informar, controlar y de la realización de las necesidades tanto del equipo colaborador como de los líderes de la organización.
Suele utilizar medios como los teléfonos, internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, eventos, murales.
Tipos de Comunicación Formal
Para poder entender mejor este proceso dentro de la empresa, veamos los diferentes tipos de comunicación formal que existen:
Comunicación descendente.
Viene de un nivel jerárquico alto a uno bajo según el organigrama y se caracteriza por incluir órdenes, información, instrucciones, políticas.
Comunicación ascendente.
Se da de un nivel jerárquico bajo hacia uno alto. Usualmente aporta sugerencias, reacciones, informes, quejas. Este tipo de comunicación ayuda al nivel jerárquico alto a tomar decisiones.
Comunicación horizontal.
Existe entre mandos del mismo nivel jerárquico y se puede originar en cadena, circular e invertida, entre otras.
En general, la comunicación formal debe ser precisa, respetuosa, oportuna, con acuse de enterados, por escrito preferentemente, por teléfono o mail, de uno a uno, copiando a los involucrados pero sin la necesidad de que los copiados repliquen.
Este tipo de comunicación pierde seriedad, formalidad, profesionalismo y habla de poca credibilidad en quienes la práctican cuando se da por herramientas que no están creadas para este tipo de comunicación, Redes Sociales o servicios de mensajería instantánea.
Este tipo de práctica crea confusión, diversas opiniones, no es directa y eso no habla nada bien del que la envía; resta autoridad, profesionalismo y sobre todo liderazgo.
«El arte de la comunicación
es el lenguaje del liderazgo»
James Humes
Comunicación Informal
La Comunicación Informal es una forma que no involucra protocolos formales.
Un ejemplo en la empresa es la que circula entre los colaboradores, amigos o departamentos de una organización y no se conoce el origen ni la veracidad de lo que se dice.
Normalmente es reconocida como chisme o rumor, y cuando éstos circulan de persona a persona y aunque nadie se responsabiliza de su veracidad, termina siendo asumida como verdad.
Este tipo de comunicación suele ser negativo para la empresa porque origina un clima de tensión, expectativa y desasosiego entre el personal.
Pero lo más terrible es su veracidad, que está alrededor del 70%.
Y usualmente quién lo esparce tiene un objetivo oculto, siendo los más comunes el dañar al jefe o a un compañero, quitar a alguien del camino o generar un ambiente de discordia para aprovecharlo a su favor.
Mi recomendación para bajar el nivel de credibilidad de la comunicación informal con respecto a la formal, es que ésta última sea de calidad, oportuna, directa, simple, sincera, inclusiva y sobre todo, participativa.
¿En que ocasiones es beneficiosa la comunicación informal? Cuando los líderes desean que una noticia se conozca entre todos y fluya rápidamente.
Las ventajas son difusión rápida, solución rápida a conflictos, satisfacción de las necesidades de los colaboradores.
Las desventajas son que tiene un camino incierto, posible distorsión del mensaje real u original, puede no llegar a la persona destino y la información nunca será completamente fiable.
Fomenta la Buena Comunicación en tu Empresa
Para el líder de una organización es de suma importancia prepararse ampliamente en el ámbito de la comunicación, conocer sus bemoles, practicar la comunicación frente a sus colaboradores ya sea de uno a uno, en juntas o frente a toda la empresa.
La precisión de su lenguaje, la sinceridad con la que se exprese habla mucho de sí mismo y de su nivel de liderazgo, así como la congruencia de su expresión corporal y gestual.
Prepararse en la Escucha Efectiva es otro aspecto de gran relevancia para influir positivamente en sus colaboradores.
También desarrollar la habilidad de la escritura es el tema que cierra favorablemente el tema del proceso comunicativo y catapulta a un líder de influencia a nuevos niveles.
Un buen comunicador domina todas estas habilidades.
Como puedes ver, la comunicación juega el papel más importante dentro de las relaciones interpersonales de una organización.
Cuida la manera en la que te comunicas; verás cómo tus resultados mejorarán notoriamente y poco a poco irás siendo un líder cada vez más capaz de tomar decisiones asertivas y de generar un mayor impacto en las personas a tu alrededor.
